Projektmanager Dr. Michael Homberg stellte sich den Fragen von Matthias J. Lange von redaktion42. Geklärt wurde, was überhaupt ein Projektmanager macht, welche Einflussfaktoren es bei Projekten gibt und was ein Projekt überhaupt ausmacht.

Atul Gawande. (Foto: Atul Gawande, Photography credits: Laura Hanifin, Fred Fields)

Es geht um viele hundert Millionen EURO, um viele tausend Menschenleben.

Atul Gawande kümmert sich um beides: er ist Chirurg am Brigham and Women’s Hospital in Boston, associate Professor der Harward Medical School und der Harvard School of Public Health, und er leitet das „Safe Surgery Saves Life“ – Programm der Weltgesundheitsorganisation WHO.

Atul Gawande : „The Checklist Manifesto: How to get Things right”

Gawande begründet, warum gerade hochleistende Experten mit umfangreichem Spezial-Know-how von Checklistenlisten profitieren. Und er zeigt, dass die ideale Ergänzung eine Kommunikationsplanung ist, welche die Steuerung der vielen unplanbaren Variablen unterstützt.

Jedoch: es gibt massive Widerstände:

• Kaum jemand will Checklisten. Aus vielen Gründen. Unter anderem wegen Selbstüberschätzung oder Befürchtung von Machtverlust!
• Viele Checklisten sind ungeeignet, oder viel schlechter als möglich.

Im Buch angeführte Beispielbranchen sind die Luftfahrtindustrie, Krankenhäuser, die WHO, projektorientierte Unternehmen und die Bauindustrie.

Gawandes Buch „The Checklist Manifesto“ gab mir neue Anregungen. Speziell zur kombinierten Nutzung von Checklisten (u. a. Projektplänen und Full Kit) mit der Kommunikationsplanung. Und er relativierte für mich PRINCE2.

http://redaktion42.wordpress.com/2011/10/06/vielen-dank-steve-jobs-1955-2011/

Hier kommt nun das Vorgehen in der deutschen Version von MS PowerPoint:

Schritt 1: Entwurf / Farben / neue Designfarben erstellen

Schritt 2: im Auswahlfeld "Hyperlink" die Farbe auswählen

Basis des Ablauf- und Terminplans ist der PSP = Projektstrukturplan. In diesem PSP sind alle Tätigkeiten erfasst, die im Projekt gemacht werden müssen. (Details zum Handwerkszeug der PSP-Erstellung bekommen Sie hier.)

Wenn der PSP zu einem Ablaufplan erweitert wird, erleichtert der Einsatz von Projektmanagement-Software das weitere Vorgehen. Bewährt hat sich z. B. die weit verbreitete Software Microsoft Project. Im folgenden Beispiel wurde ein einfacher PSP in die Tabelle von MS Project übertragen: in der obersten Hierarchie stehen die Phasen, darunter sind die Arbeitspakete A1 bis A5 sowie B1 bis B3 aufgeführt. Anschließend wurden die Dauern der Arbeitspakete geschätzt.

Dann wurden die Arbeitspakete in der logischen Reihenfolge verknüpft (siehe Spalte „Vorgänger“).

Dargestellt mit MS Project: der halbgrafische PSP mit Dauern und logischer Anordnungsbeziehung (= „Vorgänger“).

Ohne weitere Daten einzugeben, sieht man bei MS Project jetzt zusätzlich:

rot umrandet: die Spalten „Anfang“ und „Fertig stellen“ (das hieß in den Vorgängerversionen „Ende“).

Was ist hier passiert? Wir hatten doch nur „Dauern“ geschätzt, und nun sind plötzlich „Termine“ entstanden?

Rein rechnerisch ist innerhalb von MS Project folgendes passiert:

• als Zusatzinformationen nutzt MS Project den Projektstart-Termin (siehe „Projekt/Projektinformationen“)
• und das Berechnungsverfahren der Netzplantechnik 

Grundsätzlich ist dies kein Problem, wenn man berücksichtigt, dass die Dauern Schätzwerte sind und damit statistischen Schwankungen unterliegen.

Hieraus jedoch folgt: nahezu keiner der oben angegebenen Termine ist exakt richtig, sondern ist aufgrund der statistischen Schwankungen früher (oder in seltenen Fällen genau wie aufgeführt) oder später.

Wenn man also aufgrund dieser Spalten Personen fest für dieses Projekt reservieren würde, hat man das Problem, … weiterlesen

Diesen Maßstab habe ich seit 1997: in diesem Jahr präsentierte die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. ihren „DPEA“ = „Deutscher Project Excellence Award (r)“. Basis dieser Entwicklung war das EFQM-Modell für Business Excellence.

 Bei diesem Award bin ich seit Anfang an dabei, in den Rollen:

• Trainer der Assessoren („Assessoren“ werden die Gutachter genannt)
• Assessor
• Mitglied im Beirat (diese Gruppe hat die Aufgabe, den Award weiter zu entwickeln)
• im Bewerber-Team: in einem Projekt eines großen deutschen IT-Service-Providers war ich Projektmanager. Zum Abschluss dieses Projektes haben wir uns um diesen Projektmanagement Award beworben. Wir sind in die letzte Runde gekommen. Gewinner wurden wir leider nicht.

Ich empfehle dieses Modell jedem, der für Projektmanagement verantwortlich ist. Vor allem Projektleitern und Leitern von Projekt-Management-Offices (PMO).

Mit Hilfe dieses anerkannten Modells kann man eine „objektive“ Selbsteinschätzung bezüglich seines eigenen Projektmanagements machen.

Oder man holt sich hierfür Kollegen, die in diesem Projekt nicht aktiv sind: dann gibt es ein Fremdbild.

So erhält man sehr schnell eine Einschätzung der aktuellen Lage, und erkennt gleichzeitig die Ansatzpunkte, mit denen man die größten Hebel zur Verbesserung seines Projektmanagements hat.

Weitere Informationen:

• meinHandout „Wollen Sie exzellentes Projektmanagement?“ von meinen Vorträgen bei den Regionalgruppen „Ruhrgebiet“, Hannover“ und „Nürnberg“ der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. aus dem Jahr 2000
• Projekt-Exzellenz entsprechend DPEA ermitteln

Kleine Stückzahlen, dementsprechend angemessener Preis, und sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, wenn man die Software in beruflicher Umgebung benutzt.

Heute hatte ich ein Problem bei der Installation bzw. der zweiten Nutzung der Software „nn“: die erste Datei funktionierte, ab dann stürzte die Software immer ab.

Ich mailte an den Support. Dieser sitzt mit 10  Zeitstunden Differenz in USA. Der Support meldete sich sofort, als er ins Büro kam (da war es bei mir schon spät, aber …)

Nach einigen Mails vereinbarten wir ein Online-Meeting über WebEx (www.webex.com). 

Für mich als Probleminhaber war es einfach:

• der Support übernahm die Steuerung meines Computers (Achtung Angsthasen: ja, ich hatte Vertrauen in die Personen in dieser Firma, und ich sah auch, was sie taten).
• der Support stellte mir Fragen über „editor“
• ich konnte die Steuerung über die linkte Maustaste zurückbekommen
• ich konnte über meinen „editor“ antworten
• ich konnte „zeigen“

Mein Problem wurde durch den Support gelöst!

Danke!

Meine erste Visualisierung im Anschluss an den 90 Minuten Workshop.

„Bilder von Menschen erreichen bei den Visualisierungen eine besonders hohe Aufmerksamkeit“, sagte Trainer Stephan Ulrich.

Er verteilte Flipchart-Papier und Stifte, jeder Teilnehmer ging an eine Pinwand, und los ging es.

Jedoch was ist, wenn man bisher maximal Strichmännchen gemalt hat? Kein Problem, das sei die übliche Ausgangsposition, erfuhren wir.

GPM Aktiv Konferenz 2011 Neuss: Siegfried Wien moderiert Open Space

Viele neue Informationen, Anregungen und Erwartungen wurden auf der GPM Aktiv 2011 in Neuss erarbeitet.

Jährlich bietet die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. ihren aktiven Mitgliedern die Möglichkeit, in einem zweitägigen Workshop an der Weiterentwicklung des Vereins  mitzuwirken.